A projektgazdák (egyik) rémálma, amikor rájönnek, hogy nem tudják tartani a költségkeretet. Vezetői szinten, tulajdonosi szinten komoly gondokat okoz, ha rendre túlszaladnak a cég projekt költségei.
Elhúzódó projektek pénzügyi problémái
Képzeljük el, hogy más a negyvenkettedik olyan projektet felügyeljük, ami első látásra költségvetésen belülinek tűnik. Minden rendben.
Aztán telnek a hetek és jönnek a váratlan költségek. Elhúzódik a projekt. Bonyolódik a projekt - és a költségek elszállnak.
Elhúzódó, bonyolódó projektek - ezek azok a szituációk, amikor a végén eljutunk oda, hogy már senki nem tudja megmondani, hogy valójában mennyibe került az egész.
Frusztráló?
Hát persze.
Amikor minden projekt bonyolult – és elhúzódó
Sok olyan iparág van, ahol minden projekt bonyolult. Minden projekt összetett. Egyszerűen nem fér bele a bizniszbe az, hogy "Soha nem tudjuk, mi mennyibe került".
Ez nem tartható állapot.
Az adatok és az üzleti intelligencia itt is tud segíteni. Egy jól felépített BI rendszer átfogó képet nyújt arról, hogy a pénzeszközök mikor merre mennek - és mi mennyibe került.
Az adatok tudják feltárni azokat a rejtett költségeket, amelyek egy projekt esetében "profit vagy veszteség" - kérdésben döntőek.
Költségvetésen belül maradhatnak a projektek
Egy jól összerakott üzleti intelligencia rendszerben lehetőség van valós idejű felügyeletre is. Ha jól elő van készítve a bevezetés és a fejlesztés, akkor a műszerfalak nagyszerű és valós betekintést adnak projektek pénzügyi állapotába.
Ez lehetővé teszi a kiigazításokat. Így biztosítható, hogy a projektek költségvetésen belül maradjanak.
Bonyolódó projekteknél könnyen előfordul, hogy egyes költség-rétegek láthatatlanná válnak. Egy jó BI-rendszer lehetővé teszi ezen költségek azonosítását és megfogását.
Számít a bevezetés is
Minden ilyen fejlesztés onnan indul, hogy alaposan körbejárjuk a projektek leszállításának útjait. Ez sok munka, de a végén megtérül: a rendszer illeszkedni fog a vállalat működési és költségszámítási módszereihez.
A bevezetés után oktatni kell a projektmenedzsereket és a többi érintettet, hogy a BI rendszer tudását megfelelően ki tudják használni.
Néhány fontos kérdés, amire választ kell adni a tervezési fázisban
Van néhány olyan kérdés, amit mindenképpen meg kell válaszolni, ha jó BI-rendszert akarunk tervezni:
:: Milyen projektköltségeket nem követünk?
:: Milyen projektköltségeket becsülünk alá?
:: Hogyan integráljuk a Bi-támogatott költségkövetést a meglévő projekt folyamatainkba?
Tudjuk, hogy a projektek pénzügyi felügyeletéhez elengedhetetlen, hogy túllépjünk az excel táblázatok korlátain.
Egy jó üzleti intelligencia rendszer mélységében képes kezelni a projektjeinket. Nem csak a felszín alatt megbúvó rejtett költségeket tárja fel, hanem képessé teszi a döntéshozókat arra is, hogy a projektek pénzügyi hatékonysága felett őrködjenek.
A pénzügyi tisztánlátás és a projektek profitábilitásának szempontjából is döntő fontosságú.