Ha a cégednél Power BI-ban készülnek a vezetői riportok – márpedig Magyarországon a KKV-szektor jelentős részénél így van –, akkor a következő 12 hónapban egy olyan döntéssel fogsz szembesülni, amiről ma még valószínűleg nem tudsz.
A Microsoft néhány hete bejelentette, hogy a Power BI egyik központi motorját 8 év után kivezeti. Ez a motor ma is működik sok cégnél a háttérben – ez frissíti a riportok adatait, ez köti össze az Excel-táblákat, az ERP-ből érkező exportokat és a felhőben tárolt fájlokat egy közös adatbázissá.
Az utódja működik, jobb, gyorsabb – de egy új, drágább Microsoft-előfizetés keretén belül. A belépő szint körülbelül havi 260 euró, felfelé nyitva, a tényleges használattól függően.
Ez nem egy apró frissítés. Ez egy új szerződés, új havi költség, és egy átállási projekt. Aki jól csinálja, 3-5 évre előre építkezik. Aki rosszul, annak riportok fognak elromlani, és pánikban kell majd döntést hozni egy év múlva.
Ebben a cikkben három kérdésre válaszolok – ügyvezető, tulajdonos, pénzügyes szemmel.
1. Mit változtatott meg a Microsoft, és miért érint téged?
A Power BI 2018-ban kapott egy új funkciót – a nevét itt most nem fontos megjegyezni –, aminek az volt a lényege, hogy az üzleti felhasználók IT-segítség nélkül tudjanak közös adatforrást építeni a riportjaikhoz. Ezt hívták "önkiszolgáló BI"-nek, és valódi áttörés volt: nem kellett minden riporthoz újra letölteni ugyanazt az Excelt, mindenki ugyanabból a készletből dolgozott.
Nyolc év alatt ez a funkció beépült a cégek napi működésébe. Szinte minden olyan magyarországi KKV-nál, amely komolyabb Power BI-t használ, ez a motor dolgozik a riportok alatt.
A Microsoft most azt mondja: ezt a motort nem fejlesztik tovább. Új funkciók nem érkeznek, csak a kritikus hibákat javítják. A cég hivatalos határideje 12 hónap a Premium ügyfelek számára, a Pro előfizetéssel működő cégeknél a dátum még nem konkrét – de egy kifutó termék sosem marad sokáig.
Az utódja, a Microsoft Fabric nevű platform része, új előfizetési modellbe tartozik. Nincs olyan, hogy a régi Pro licenccel használd – külön kapacitást kell vásárolni hozzá.
2. Mennyibe fog kerülni – és mikor dől el a szám?
Ez a legfontosabb kérdés, és itt nem tudok egy számot mondani. Mutatom, miért nem:
A Microsoft új rendszere fogyasztásalapú. Nem fix díjat fizetsz a funkcióért, hanem a használat alapján. Ha a riportjaid naponta egyszer frissülnek, és nem túl nagy adatmennyiséggel dolgoznak, akkor a belépő szintű kapacitás (~260 euró/hó) elég lehet – sőt, bizonyos esetekben olcsóbb is lehet, mint a régi megoldás.
Ha viszont sok a riport, sok a frissítés, és nagy adatmennyiséget dolgoztok fel, akkor a havi költség gyorsan kúszhat felfelé. Láttam már cégeket, ahol az ilyen átállás után a Microsoft-számla megduplázódott – nem rosszindulatból, hanem mert senki nem kalkulálta ki előre a tényleges fogyasztást.
A szám azon múlik, hogyan tervezed az átállást, nem azon, hogy átállsz-e. Ugyanaz az üzleti feladat kétféle átállás mellett lehet havi 200 euró vagy havi 800 euró. A különbség nem a Microsofton múlik, hanem a te oldaladon: hogy melyik riport milyen motoron fusson, milyen gyakran frissüljön, mekkora adatot mozgasson.
Ez a pont nem technikai kérdés. Ez egy klasszikus költségvetési tervezési feladat – csak éppen olyan területen, ahol a legtöbb KKV-nál nincs ehhez belső tudás.
3. Mit kell tenned a következő 12 hónapban?
Őszintén: nem kell most azonnal cselekedned. De el kell kezdened gondolkodni rajta, még mielőtt a Microsoft hivatalos határideje rád nyom.
Négy dolog, amit tulajdonosként vagy ügyvezetőként érdemes most megkérdezned:
1. „Használunk olyan Power BI funkciót, amit a Microsoft nyugdíjaz?" A válasz nagy valószínűséggel igen – de ezt a belső vagy külső BI-csapat két óra alatt meg tudja mondani. Ha még ezt sem tudják, az már önmagában figyelmeztető jel.
2. „Mennyibe fog kerülni az átállás, és mi lesz a havi Microsoft-költségünk utána?" Ez nem becsléssel válaszolható meg, hanem felméréssel. A mostani Power BI-környezetedből ki kell olvasni a tényleges fogyasztást, és ebből lehet pontos előrejelzést készíteni.
3. „Mely riportjaink kerülnek veszélybe az átállás alatt?" Nem kell minden riportot újraépíteni. Egyes riportokat átemelünk úgy, ahogy vannak; másokat érdemes újragondolni; megint másokat meg lehet szüntetni, mert már senki nem nézi őket. Egy jó átállási terv ezzel a leltárral kezdődik.
4. „Ki hozza meg ezt a döntést?" Ez nem az informatikus döntése. Ez egy szerződéses és költségvetési kérdés – és ha a céged BI-csapata nem tudja lefordítani üzleti nyelvre, akkor külső fordítóra van szükség.
A kényszerhelyzet, ami lehetőség is
Az ilyen helyzeteket sok cég negatívan éli meg. „Megint kell fizetni valamit." „Megint át kell alakítani mindent." Érthető.
De van egy másik olvasata is ennek a helyzetnek. A Microsoft most kényszerít egy olyan megállást és átgondolást, amit a cégek belső lendületből ritkán tesznek meg. Négy-öt évente érdemes megkérdezni: a jelenlegi BI-rendszerünk még tényleg azt csinálja, amire szükségünk van? Vagy csak a régi megoldásokat görgetjük magunk előtt, mert így szoktuk meg?
Aki ezt a pillanatot arra használja, hogy ne csak átálljon, hanem újragondoljon, az évekre előre épít. Aki csak a kényszert teljesíti, annak egy drágább rendszer marad a kezében ugyanazzal a régi problémahalmazzal.
Segítünk eligazodni – idén jelentős kedvezménnyel
Az Open-Tech Informatika -nál pontosan ezzel foglalkozunk: megmondjuk egy KKV döntéshozónak, hogy a Microsoft-változás mit jelent a céged konkrét helyzetében, mennyibe fog kerülni, és hogyan érdemes ütemezni.
A munka három egyszerű lépésből áll:
1.
Leltár és mérés – megnézzük, mit használsz ma, és mit fogyaszt 2.
Költség- és migrációs terv – konkrét szám, konkrét ütemezés, nem találgatás 3.
Átállás támogatása – a saját IT-soddal vagy a mi csapatunkkal, ahogy jobban illik
2026-ban a migrációs projektekre jelentős kedvezményt adunk. Azért, mert a Microsoft határideje közeleg, és közös érdek, hogy minél több magyar KKV tiszta fejjel, nem pánikban hozza meg a döntését.
Írj nekem LinkedInen, vagy keress meg az opentech.hu oldalon egy 30 perces díjmentes konzultációért.